Onlangs hoorde ik tijdens Road2Germany in Arnhem de volgende anekdote: een Nederlands bedrijf dat voor het eerst zaken deed met een Duitse partner, stuurde na afloop van het project een taart naar Duitsland. De Duitse contactpersoon greep naar de telefoon, bedankte en vroeg vervolgens waar ze de taart aan te danken hadden. Welnu, reageerde de Nederlander, alles liep soepel en jullie hebben je aan de afspraken wat betreft kwaliteit, levertermijn enzovoort gehouden. Dat vinden we fantastisch, vandaar die taart. Waarop de Duitser verbaasd reageerde: “Maar dat is toch vanzelfsprekend!”

Andere mindset

Blijkbaar toch niet helemaal… De Nederlandse voorliefde voor flexibel en pragmatisch zakendoen, los-vaste afspraken en de ‘gaat goedkomen’-mentaliteit bij eventuele problemen staat vrij haaks op de Duitse manier van voorbereiden. Die is gedetailleerder dan in Nederland en men probeert graag om vooraf alle risico’s al uit de weg te ruimen. Vervolgens worden alle afspraken gestructureerd vastgelegd – en daaraan wordt bij voorkeur niet meer getornd. Nederlanders en Duitsers hebben op verschillende punten nu eenmaal een cultureel en historisch gegroeide andere mentaliteit.

Niet alleen bij de voorbereiding van een gezamenlijk project, maar ook op andere gebieden zijn er een paar interculturele valkuilen bij het zakendoen over de grens.

Hier 10 tips voor Nederlandse bedrijven die succesvol willen exporteren naar Duitsland.

  1. Zorg ervoor dat u tot in de puntjes bent voorbereid. Ga daarbij ook in op het zogenoemde ‘Fachwissen’, dus de technische deskundigheid en de vakkennis die nodig is om een project te managen en eventuele problemen deskundig op te lossen.
  2. Het uiterlijke verschijningsbeeld is in Duitsland belangrijker dan in Nederland, omdat hieraan mede iemands competentie wordt gemeten. Van de bekende gepoetste schoenen tot de gewassen en representatieve auto – het draagt allemaal bij aan het beeld dat uw Duitse zakenpartner van u heeft. En dat moet natuurlijk uw hoge mate aan professionaliteit uitstralen.
  3. Toon ook commercieel dat u uw vak beheerst. De gedegen vakkennis moet terug te vinden zijn in uw presentatie of hoogglans brochure. Deze zijn in Duitsland feitelijker en in rustiger kleuren dan in Nederland.
  4. De verhoudingen in het Duitse bedrijfsleven zijn hiërarchischer dan in Nederland. Ondergeschikte afdelingen kunnen vaak niet de eindverantwoordelijkheid op zich nemen; die ligt in veel gevallen uiteindelijk bij de directie. Houd er rekening mee dat de besluitvorming dan ook langer kan duren dan u in Nederland gewend bent.
  5. De omgangsvormen zijn in Duitsland formeler dan in Nederland, al is dit wel aan het veranderen – zeker in hippe branches en onder jongere werknemers. Niettemin verloopt de communicatie in principe op ‘Sie’-basis. Heeft uw gesprekspartner een doctortitel, dan is het noodzakelijk om hem of haar met ‘Herr/Frau Dr.’ aan te spreken: de dr.-titel is in Duitsland formeel verbonden met de familienaam.
  6. Werk en privé zijn in Duitsland strikter gescheiden. Niet alleen wordt er minder over privézaken gesproken, ook heeft men – zeker tijdens zakelijke besprekingen – niet veel op met smalltalk of een grapje om het ijs te breken. Zelfspot als ‘daar hebben we wel een beetje verstand van’ is als binnenkomer ook niet zo geschikt.
  7. Reclameslogans als ‘gegarandeerd de laagste prijs’ zijn uit den boze, tenzij het echt zo is. Anders loopt u het risico van een ‘Abmahnung’, een brief van een Duits advocatenkantoor (in opdracht van uw Duitse concurrent) met de eis om op korte termijn te bewijzen dat er echt niemand goedkoper is. Normaal gesproken gaat een dergelijke brief vergezeld van een gepeperde factuur…
  8. Zorg ervoor dat uw Duitstalige website niet alleen in taalkundig opzicht correct is, maar let ook op de vele juridische valkuilen. In Duitsland geleden andere wettelijke eisen – onder meer een verplicht colofon (‘Impressum’), een privacyverklaring en een regeling voor herroeping (‘Widerruf’) – die bovendien streng worden gehandhaafd.
  9. Gaat u naar een beurs of een bijeenkomst met de bedoeling na afloop gezellig na te borrelen en te netwerken? Dat wordt in Duitsland een vrij eenzame bedoening – na gedane zaken gaan de meeste Duitsers gewoon naar huis. Houd hier rekening mee en overweeg om liever wat eerder te gaan en te ‘voorborrelen’.
  10. Twitter en LinkedIn worden in het Duitse bedrijfsleven veel minder gebruikt dan in Nederland. Hét Duitse zakelijke social netwerk is Xing – een profiel op Xing opent in Duitsland deuren. Verder werkt het net zo als in Nederland, dus netwerken maar!

Natuurlijk is het bij een nieuwe zakenpartner – in binnen- en in buitenland – prettig als u aangenaam verrast wordt. En er is niets mis mee om een goede samenwerking te belonen met een taart. Zelfs al is uw Duitse partner daarover verbaasd, omdat hij vindt dat hij gewoon z’n werk heeft gedaan – uiteindelijk weet men in Duitsland met een lekkere ‘Kuchen’ altijd raad!

Over de auteur

Ingeborg Lindhoud geeft interculturele trainingen en intercultureel advies. Ze heeft een eigen communicatiebureau symphony communication en is gespecialiseerd in interculturele communicatie tussen Nederlandse en Duitse zakenpartners. Ingeborg woont in Kleve.