Duitsland is een beursland bij uitstek. Er vinden talrijke internationale beurzen plaats, waar u als Nederlandse ondernemers vaak goede zaken kunt doen. Er zijn bezoekers uit allerlei landen aanwezig, maar natuurlijk ook veel Duitse bezoekers. Hoe treedt u deze Duitse bezoekers het beste tegemoet? En waar moet u, naast uiteraard een gedegen voorbereiding, nog meer rekening mee houden tijdens en na de beurs? Hierbij enkele tips voor een succesvolle beursdeelname in Duitsland.
Voor de beurs
Als u een stand heeft geboekt op een Duitse beurs, laat dan van tevoren aan zoveel mogelijk mensen weten dat u op deze beurs bent vertegenwoordigd. Stuur ruim voor aanvang van de beurs persoonlijke uitnodigingen naar klanten, relaties, leveranciers, journalisten en andere (mogelijke) geïnteresseerden. Dit kan telefonisch, per post of per e-mail. Een uitnodiging per post met een fraai vormgegeven uitnodiging en een handgeschreven envelop heeft een hoge attentiewaarde. Deze manier is wel kostbaar en tijdsintensief. Per mail kunnen in korte tijd en met weinig kosten veel mensen worden bereikt. Voorkom dat de mail direct wordt weggeklikt door mensen iets te ‘beloven’: wat kan de bezoeker van u verwachten op de beurs? Verder is het zinvol om aan het eind van telefoongesprekken even op uw beursdeelname te wijzen (“u komt toch ook?”).
Laat via uw bedrijfswebsite weten dat u op de beurs staat. Vermeld op de homepage duidelijk het logo van de beurs, de bijbehorende data en uw standnummer. Verder is de inzet van sociale media belangrijk. Via sociale media kunt u ook mensen die buiten uw directe doelgroep vallen, wijzen op de beurs. Post meerdere berichten en foto’s in aanloop naar de beurs en maak ze steeds spannender: het aftellen is begonnen! Ook via LinkedIn kunt u contacten uitnodigen. Sla hier wel een iets zakelijker toon aan dan op Twitter, Facebook of Instagram. Laat duidelijk weten waar u staat op de beurs, wat u op de beurs gaat tonen en waarom bezoekers naar uw stand moeten komen.
Tijdens de beurs
Zorg ervoor dat uw stand er attractief uitziet en goed zichtbaar is. Probeer de aandacht van bezoekers te trekken met iets unieks, iets wat andere standhouders niet hebben. Spreek bezoekers persoonlijk aan, maar wees niet te opdringerig. Probeer met Duitse bezoekers zoveel mogelijk Duits te praten, dit wordt bij onze oosterburen erg gewaardeerd. Biedt ook Duitstalige informatie over uw producten en diensten aan in de vorm van flyers, brochures of informatie op uw website. Wees helder in het maken van afspraken en kom deze altijd na. Houd rekening met hiërarchische verhoudingen, zeker in Duitsland. Dat geldt voor uw klanten, maar ook voor uw contacten op de beursorganisatie. Weet met wie u te maken hebt en wat zijn/haar verantwoordelijkheden zijn.
Deel tijdens de beurs foto’s en ervaringen via sociale media. Gebruik hierbij de hashtag van de beurs. Indien mensen iets over u posten: reageer hierop en retweet of deel deze berichten. Houd verder tijdens de beurs goed bij wie u allemaal hebt gesproken en welke afspraken u met deze mensen hebt gemaakt.
Na de beurs
Maak een follow-up planning met wat u allemaal te doen staat na de beurs. Neem contact op met de mensen die u op de beurs hebt gesproken en kom alle afspraken na.
Deel uw beurssuccessen met collega’s en de beursorganisatie, ook op sociale media. Bedank hen voor hun inzet en de bezoekers voor hun komst. Bespreek de beurservaring met alle mensen die bij de beurs waren betrokken.
Bedenk wat er goed ging en wat er beter kon. Verwerk deze ervaringen in een volgende beursdeelname. Ga aan de slag met verbeterpunten. Neem geen beslissingen ‘uit gewoonte’, maar op basis van eerdere ervaringen.
Viel Erfolg!
Over de auteur
Björn Vissers is senior sales en marketing manager bij Messe Benelux en vertegenwoordiger van de Messe Frankfurt in Nederland.