Flexwerkplekken, digitalisering en thuiswerken: op veel kantoren in Nederland heel normaal, maar in Duitsland vaak nog niet. Staatssekretär für Bundes- und Europaangelegenheiten dr. Mark Speich en zijn medewerkers van de ‘Landesvertretung Noordrijn-Westfalen beim Bund’ uit Berlijn waren daarom onlangs op bezoek in Gelderland. Het gezelschap wilde meer weten over het digitale besluitvormingsproces en de praktijk van flexwerken bij de provincie Gelderland.
Jan Fokke Heida, lid van het managementteam van de provincie Gelderland, heette de Duitse gasten welkom. Hij begon zijn speech met zijn rugzak om. Hij legde uit dat hij op die manier zijn hele kantoor bij zich droeg: de rugzak bevat alles wat hij nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Afhankelijk van het soort werk dat er op de planning staat, bepaalt hij waar in het kantoorgebouw hij gaat werken.
Digitaal werken
Beleidsmedewerker Annemieke Bus liet vervolgens het digitale besluitvormingsproces zien. Ze ging onder meer in op de veranderingen die hiervoor vereist waren: een digitaal systeem en een nieuwe werkcultuur. Het nieuwe besluitvormingsproces steunt op twee uitgangspunten. Ten eerste is de schrijver verantwoordelijk voor de inhoud; hij hoeft dus niet meer achter parafen aan te gaan. Daarnaast geldt het vierogenprincipe: diegene die schrijft geeft geen akkoord op het voorstel – dat doet een andere daartoe gemachtigde medewerker.
Vertrouwen in plaats van controle
De Duitse toehoorders luisterden vol belangstelling. Veel vragen gingen over het flexwerken en de eigen verantwoordelijkheid van de ambtenaar. Hoe weet je of iemand ook daadwerkelijk aan het werk is wanneer hij of zij niet naar kantoor komt? Jan Fokke Heida legde uit deze werkwijze is gebaseerd op vertrouwen en niet op controle.
Na het plenaire deel bezochten de medewerkers van de Landesvertretung Noordrijn-Westfalen in kleine groepjes de flexwerkplekken van medewerkers van diverse afdelingen van de provincie.
Vervolg
De kennisuitwisseling krijgt een vervolg: enkele medewerkers van de Landesvertretung Noordrijn-Westfalen komen nog een keer langs voor meer uitleg over de cultuurverandering die nodig is om deze manier van werken in te voeren.