Deutsche Unternehmen, die auf dem niederländischen Markt aktiv sind und/oder dort einen Firmensitz unterhalten, müssen sich ab Herbstbeginn mit einer neuen Meldepflicht herumschlagen: Am 27. September tritt in den Niederlanden die UBO-Meldepflicht in Kraft, deren Implikationen seit Bekanntgabe des Regelwerks die Gemüter aufs Heftigste erregen. UBO steht für Ultimate Beneficial Owner, die englische Bezeichnung für den letztendlich verantwortlichen Interessenträger/Stakeholder. Also denjenigen, der, um es populär auszudrücken, innerhalb einer Organisation das Sagen hat. „Wir erhalten inzwischen regelmäßig Anfragen von Mandanten zu dieser Meldepflicht“, erklärt Géraldine Grünberg-Otto, Director Legal bei Grant Thornton. Grant Thornton Nederland ist Mitglied von Grant Thornton International Ltd (GTIL), einem weltweit tätigen Beraternetzwerk. In den Niederlanden stehen Grant-Thornton-Experten auch deutschen Unternehmen mit Geschäftsinteressen in den Niederlanden in Finanz- und Steuerfragen zur Seite. Im folgenden Beitrag erläutert Autorin Grünberg-Otto, was es mit der UBO-Registrierung auf sich hat, weshalb ein Unternehmen sich registrieren lassen muss, auf welche Weise und wo.
In den E-Mails, die zurzeit regelmäßig bei den Mitarbeitern von Grant Thornton Niederlande eingehen, offenbart sich nicht selten eine unverhohlene Irritation angesichts des Versuchs des Staates, sich überall einzumischen, und das Gefühl, dass die neue Meldepflicht in schrillem Kontrast steht zur Datenschutzgesetzgebung. Ersteres ist natürlich ein rein persönliches Empfinden, letzteres Bedenken indes ist, wie sich herausgestellt hat, nicht ganz unberechtigt und wird auch von vielen geteilt. Anlässlich eines Eilverfahrens wurde der Richter jüngst gefragt, ob die (zum Teil) offene Verfasstheit dieses Melderegisters sich nicht tatsächlich im Widerspruch befindet zum geltendem Datenschutzgesetz. Weil auch der Europäische Gerichtshof sich inzwischen der Frage annimmt, hat der niederländische Richter daraufhin beschlossen, dessen Urteil in dieser Angelegenheit abzuwarten. Ungeachtet dessen ist die Meldeverpflichtung momentan geltendes Recht, an das man sich zu halten hat. Der Umstand, dass es sich dabei um laufende Verfahren handelt, bedeutet nicht, dass die Verpflichtung, sich als Ultimate Beneficial Owner (UBO) registrieren zu lassen, damit ausgesetzt ist.
Registrieren über die Kamer van Koophandel
Was ist denn nun eigentlich konkret zu tun und von wem? Nun, spätestens am 27. März 2022 müssen Organisationen und Institutionen ihren Ultimate Beneficial Owner im besagten UBO-Register anmelden. Dieses Register wird von der Kamer van Koophandel geführt, auf deren Website auch die Anmeldung erfolgen kann. Neue Betriebe müssen diese Registrierung bei der Unternehmensgründung von einem Notar vornehmen lassen. Sollte es zu Änderungen kommen, muss das Unternehmen diese Änderungen innerhalb einer Woche der Kamer van Koophandel mitteilen.
Um die Erfassung von gut 1,5 Millionen Unternehmen erfolgreich auf den Weg zu bringen, verschickt die Kamer van Koophandel den Organisationen und Institutionen Briefe mit einer Erinnerung und einer Deadline. Obwohl Organisationen also streng genommen Aufschub gewährt wird bis zum 27. März 2022, dürfte sich die Kamer van Koophandel wahrscheinlich freuen, wenn diese die Registrierung ihrer UBOs innerhalb der angegebenen Frist vornehmen lassen. Das Procedere ist im Grunde recht einfach: Man durchläuft einen Stufenplan zur Vorbereitung, bereitet die notwenigen Dokumente vor und logt sich auf der Website der Kamer van Koophandel ein, um dort eine Liste mit Fragen abzuarbeiten. Das Ersuchen während des Anmeldevorgangs, die Summe von einem Eurocent zu bezahlen, ruft bei manchen zweifelsohne Erstaunen hervor, ist aber ein Identifikationsmodus, wie er von der Kamer van Koophandel praktiziert wird. Wenn man den Fragebogen vollständig ausgefüllt und die Dokumente beigefügt hat, bestätigt man am Ende seine Registrierung und die Sache ist vom Tisch! Sollte die online Registrierung nicht erfolgreich verlaufen, gibt es die Möglichkeit, ein Formular auszufüllen, dieses zu printen und, versehen mit den erforderlichen Dokumenten, der Kamer van Koophandel per Post zukommen zu lassen.
Suche nach dem Ultimate Beneficial Owner (UBO)
Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine BV (vergleichbar einer deutschen GmbH) handelt, ist der oben genannte Vorgang recht einfach und innerhalb von 10 Minuten abgeschlossen. Viele Organisationen sind allerdings vielschichtiger verfasst, und in dem Fall kann sich die Suche nach dem Ultimate Beneficial Owner (UBO) entsprechend kompliziert gestalten. Man denke da zum Beispiel an eine große international tätige Organisation mit mehreren BVs, (Zwischen-)Holdings, ausländischen Gesellschaften und mehreren Anteilseignern. In einem solchen Fall könnte die Suche nach dem UBO zu einer echten Herausforderung werden!
Zur Info: Abhilfe schaffen könnte der „UBO-Tracker“ von Grant Thornton. Auch der UBO-Registrierungsservice hilft in schwierigen Fällen: uboregistratie@nl.gt.com