De digitalisering van onze maatschappij vordert met rasse schreden. Ook belastingadviseurs ontkomen er niet aan: de tijd van stapels dikke ordners is voorbij, veel gaat nu elektronisch. Hoe gaan accountants en hun cliënten hiermee om, en hoe veranderen hun dagelijkse werkzaamheden? Deel 1 van een interview met Steuerberaterin Viola Spielvogel van Heisterborg International.
AHA24x7.com: Begin 2015 trad in Duitsland de nieuwe regeling ‘Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff‘ (GoBD) in werking. In deze regeling worden zaken omtrent de digitalisering van de boekhouding en de administratie geregeld. Het was het startschot van een nieuwe fase, waarin veel cliëntenprocessen bij Duitse belastingadviseurs gedigitaliseerd werden. Wat is er sindsdien bij Heisterborg veranderd?
Op ons kantoor is er sindsdien een aantal wijzigingen doorgevoerd. We hebben bijvoorbeeld de personeels- en loonadministratie gedigitaliseerd en onze cliënten regelen veel zaken via een digitaal platform. Ook van de banken krijgen we veel documenten online. De medewerkers nemen regelmatig deel aan scholingen en cursussen, zodat ze op de hoogte blijven van alle nieuwe digitale mogelijkheden.
Als bedrijf volgen we de ontwikkeling van deze mogelijkheden op de voet. We proberen onze cliënten altijd digitale oplossingen en systemen te bieden die zo modern en gebruiksvriendelijk mogelijk zijn. We bieden bijvoorbeeld een scanner waarmee de cliënt zijn documenten rechtstreeks kan inscannen. Hij heeft daarbij geen computer nodig en de documenten worden bij ons automatisch direct op de juiste manier verwerkt.
AHA24x7.com: Welke kansen biedt de digitalisering? Wat zijn de belangrijkste voordelen?
Een groot voordeel van de digitalisering is dat de cliënt met onze programma’s veel sneller dan voorheen een actueel overzicht van zijn boekhouding heeft. Op basis daarvan kan er direct actie ondernomen worden, in plaats van – zoals vroeger – te moeten wachten op maandoverzichten. Belangrijke beslissingen kunnen sneller worden genomen en dat biedt kansen voor ondernemers. De digitalisering heeft er daarnaast voor gezorgd dat bepaalde standaardhandelingen geautomatiseerd zijn. Bovendien kunnen we de gegevens uit de digitale systemen van de cliënt nu vaak in onze eigen systemen overnemen. Daardoor kunnen onze accountants onze cliënten beter en doelgerichter adviseren. Daarbij gaat het niet alleen om advies omtrent belastingen, maar ook om bedrijfseconomisch advies. Daardoor is de rol van de adviseur echter ook veranderd: we moeten onszelf verbreden, meer diensten aanbieden en ons internationaler profileren. Heisterborg International is hier al goed op weg: naast de administratie en jaarrekening hebben wij een breed aanbod aan diensten rondom het ondernemen in Duitsland.
AHA24x7.com: En wat zijn uitdagingen op het gebied van digitalisering?
Het is voor ons een uitdaging om alle medewerkers, maar ook alle cliënten mee te krijgen in de digitalisering van de processen. Alles moet op één lijn komen, en onze systemen moeten aan de verschillende systemen van onze cliënten gekoppeld worden.
AHA24x7.com: Hoe ondersteunt Heisterborg haar cliënten bij de digitalisering? Zijn er cliënten die niet willen digitaliseren? Ziet u daarbij verschillen tussen uw Duitse en Nederlandse cliënten?
Enerzijds hebben we cliënten die het liefst nóg meer digitaal zouden doen, terwijl andere cliënten wat meer tijd nodig hebben om over te gaan op een elektronische administratie. We proberen deze cliënten ervan te overtuigen om langzaamaan meer elektronisch te doen; dat is tenslotte de toekomst. Het gaat hier vaak om wat oudere cliënten, die bijvoorbeeld op niet al te lange termijn hun bedrijf willen verkopen. Het is voor jonge opvolgers niet aantrekkelijk wanneer het complete bedrijf nog in papieren ordners en archiefkasten denkt. We proberen de cliënt in zo’n geval in te laten zien dat het ook in zijn belang is wanneer het bedrijf bij verkoop grotendeels gedigitaliseerd is.
We ondersteunen onze cliënten met scholingen en laten ze zien hoe programma’s precies werken. Bij Nederlandse cliënten doen we dit vaak via videoconferenties of andere digitale middelen op afstand. We merken dat zij wat verder zijn met het inzetten van technologie dan de Duitse cliënten. De Nederlanders vragen zelf ook meer naar onze digitale mogelijkheden. Ze moeten zich wel realiseren dat niet alle technische mogelijkheden uit Nederland ook in Duitsland juridisch toegestaan zijn. We proberen daarom in Duitsland oplossingen te vinden die in het beste geval ook aansluiten op de Nederlandse oplossingen.
Deel 2 van dit interview leest u op zaterdag 17 november 2018, waarin onder andere de samenwerking met de Nederlandse Belastingdienst aan bod komt.