Worauf müssen Unternehmen beim Forderungsmanagement achten? Und wie sollte man sich verhalten, wenn ein Kunde – trotz Mahnung – nicht zahlt? Im Interview mit AHA24x7.com gibt Lothar Claahsen, Experte für Inkasso-Dienstleistungen und Forderungsmanagement, einen Einblick in seine Berufswelt und einige Tipps, wie ein gutes Forderungsmanagement gelingt.
AHA24x7.com: Seit fast zehn Jahren in Folge befindet sich die deutsche Wirtschaft auf Wachstumskurs. Die Nettolöhne steigen in diesem Jahr voraussichtlich um knapp fünf Prozent. Sind diese positiven Nachrichten nicht ein guter Zeitpunkt, dass weitere niederländische Unternehmen den deutschen Markt für sich erobern?
Lothar Claahsen: Sofern niederländische Unternehmen eine nicht alltägliche Dienstleistung anbieten oder interessante Waren verkaufen, besteht immer ein guter Zeitpunkt für einen Start auf dem deutschen Markt.
AHA24x7.com: Sie sind mit Ihrem Unternehmen seit mehr als 30 Jahren als registrierter Rechtsdienstleister für deutsche und niederländische Vertragspartner tätig. Was empfehlen Sie Ihren Kunden im Bereich ihres Forderungsmanagements?
Lothar Claahsen: Diese Frage ist nicht in ein bis zwei Sätzen zu beantworten. Zunächst möchten wir einen Unternehmer, der Interesse an unseren Dienstleistungen hat, persönlich in seinem Unternehmen kennenlernen. Hier stimmen wir in einem Termin eine individuelle Strategie zum Thema „Forderungsmanagement“ ab. Von der ersten Kontaktaufnahme unseres Vertragspartners bis zur Erfüllung der Forderung durch den Kunden wird der gesamte Ablauf besprochen. Wir erstellen gemeinsam mit dem Kunden eine Unterlage, welche Daten/Informationen für Vertragspartner aufzunehmen sind. Die Bestellungen/Bestätigungen, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Rechnungen sowie die Texte der Mahnschreiben werden besprochen. Unsere niederländischen Kunden freuen sich darauf, das Gespräch in niederländischer Sprache zu führen.
„Die Abkürzungen der Vornamen, wie in den Niederlanden üblich, reicht in Deutschland nicht aus.“
AHA24x7.com: Können Sie unseren Lesern hierzu weitere Details nennen?
Lothar Claahsen: Zunächst ist die Frage von Bedeutung, ob der Vertragspartner private oder geschäftliche Kunden bedient. Hiervon hängt die weitere Beratung ab. Als weiterer Punkt gilt es zu klären, wie die Bestellung erfolgt bzw. der Auftrag erteilt wird. Wichtig ist hierbei, dass deutsche Kunden mit ihrer vollständigen Firmenbezeichnung bzw. mit vollständigem Vor- und Nachnamen aufgenommen werden. Die Abkürzungen der Vornamen, wie in den Niederlanden üblich, reicht in Deutschland nicht aus. Ein wichtiger Aspekt ist auch die Frage der Bezahlung und das Thema „Sicherheiten“. Zu dem letzten Punkt zählt vor allen Dingen das Recht auf Eigentumsvorbehalt.
AHA24x7.com: Oft führen Firmen auf ihren Rechnungen den Vermerk: „Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung Eigentum des Verkäufers“. Reicht das aus, um die Ware wieder zurück fordern zu können?
Lothar Claahsen: Diese Frage muss ich mit „nein“ beantworten. Der Eigentumsvorbehalt sollte bereits bei der schriftlichen Bestellung aufgeführt sein und sich im Übrigen auch aus den Allgemeinen Geschäftsbedingungen ergeben. Nur dann besteht seitens des Verkäufers die Möglichkeit, die Herausgabe der gelieferten Ware zu verlangen.
AHA24x7.com: Wie oft ist ein deutscher Kunde, der seine Rechnung nicht bezahlt hat, zu mahnen?
Lothar Claahsen: Bei einem gewerblichen Kunden ist eine Mahnung nicht erforderlich. Das gleiche gilt für einen Privatkunden, sofern auf der zugegangenen Rechnung ein gesetzlich vorgegebener Text aufgeführt ist. 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung kann der Unternehmer Maßnahmen zur Einholung des Rechnungsbetrages durchführen. Jedoch sollte nach Fälligkeit der Rechnung mindestens eine schriftliche Mahnung versandt werden. Wichtig ist hierbei, dass eine kalendermäßig bestimmte Zahlungsfrist aufgeführt wird, in der die Ausgleichung der Rechnung erwartet wird.
„Um eine bestmögliche Prävention zur Vermeidung von Forderungsausfällen vornehmen zu können, ist eine Kontaktaufnahme vor Eroberung des deutschen Marktes sinnvoll.“
AHA24x7.com: Wie sollte sich der Unternehmer verhalten, wenn dann immer noch nicht das Geld auf seinem Konto ist?
Lothar Claahsen: In diesem Falle sollte kurzfristig Kontakt mit einem Inkassounternehmer oder einem Rechtsanwalt aufgenommen werden. Dieser kann dann professionell den Einzug der Forderung übernehmen.
AHA24x7.com: Das ist dann sicherlich mit hohen Kosten für den Unternehmer verbunden, insoweit dieser dann auch noch in Vorleistung treten muss?
Lothar Claahsen: Dass ist in einigen Fällen sicherlich möglich. Unsere Vertragspartner kennen lediglich ein geringes Kostenrisiko für unsere Dienstleistung. Eine Vorauszahlung für unsere Arbeit ist nicht erforderlich. Der Schwerpunkt unserer Tätigkeit liegt in einer außergerichtlichen Einholung der Forderung. Wir arbeiten hier als verantwortungsvoller Vermittler zwischen unserem Auftraggeber und seinem Kunden. Sollte eine außergerichtliche Realisierung der Forderung nicht möglich sein, können wir nach Absprache mit unserem Auftraggeber auch eine Feststellung des ausstehenden Betrages im gerichtlichen Mahnverfahren mit anschließender Zwangsvollstreckung in das bewegliche Vermögen durchführen.
AHA24x7.com: Wann sollte ein Unternehmer Ihre Dienste in Anspruch nehmen?
Lothar Claahsen: Um eine bestmögliche Prävention zur Vermeidung von Forderungsausfällen vornehmen zu können, ist eine Kontaktaufnahme vor Eroberung des deutschen Marktes sinnvoll. Eine Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen ist auch zu jedem anderen Zeitpunkt möglich.
AHA24x7.com: Was können Sie unseren Lesern als Leitgedanke mit auf den Weg geben?
Lothar Claahsen: Ein gutes Forderungsmanagement, begleitet durch einen professionellen Rechtsdienstleister/ Rechtsanwalt, ist ein wesentlicher Baustein für den Erfolg eines Unternehmens.
Wir bedanken uns für das Gespräch.