Zakendoen in Duitsland betekent goed beslagen ten ijs komen

Duitsland is voor de sector het belangrijkste handelsland. Maar ondanks dat we als Nederland en Duitsland buren zijn, zijn de cultuurverschillen groot. Zo groot zelfs dat als we succesvol zaken willen doen met onze oosterburen het een must is je als ondernemer terdege bewust te zijn van de do’s en dont’s.

Een paar minuten te laat op een afspraak, slecht gepoetste schoenen en een ‘ondermaatse’ auto. Niet bepaald goede binnenkomers als je op bezoek gaat bij een (mogelijke) Duitse zakenpartner. En dat zijn nog maar een paar voorbeelden van hoe het in Duitsland niet moet. We hebben het dan nog niet gehad over ons gebrek aan kennis als het gaat om de beleefdheid en het respect waarmee de Duitser zakelijk bejegend wil worden. ‘Willen Nederlanders op de Duitse markt geen kansen en mogelijk miljoenen euro’s laten liggen, dan moet hun kennis van de zakelijke cultuur en de omgangsvormen in Duitsland worden opgevijzeld’, zegt John Mazeland (45), directeur van Business Alliance Nederland Duitsland. ‘Met onze een- en/of meerdaagse cursussen ‘Duitslandkunde’ helpen we sinds 22 jaar Nederlandse én Duitse ondernemers een heel eind op weg.’

Punctueel

Hoewel zakendoen met buitenlandse bedrijven, in dit geval Duitse bedrijven, niet altijd gemakkelijk is, is het goed te doen als je je als ondernemer aan basisregels houdt, zoals Mazeland die aanreikt. ‘Zorg er in ieder geval voor punctueel te zijn tot op de minuut. De Duitser test daarmee namelijk of een bezoeker serieus en betrouwbaar is. Verder moet je presentatie als ondernemer perfect zijn, zoals representatieve kleding inclusief gepoetste schoenen, een bij de functie passende auto en functievermelding op het visitekaartje. Een directeur in een Audi A4 maakt in Duitsland immers niet echt goede sier.’

Beleefdheid

Eenmaal in gesprek zal de Nederlander er zich bewust van moeten zijn dat zijn of haar Duitse gesprekspartner prijs stelt op beleefdheid en hij gewend is aangesproken te worden met ‘Sie’, met zijn achternaam en eventuele titel. Voor de Nederlander doet dit erg formeel aan. ‘Wij zijn meer dan de Duitsers in deze setting mensgericht en laten daarbij graag wat van onszelf zien om de sfeer wat losser en gezelliger te maken’, zegt Mazeland. ‘De Duitser zit hier echter niet op te wachten. Hij wil zien wat de ander voor hem kan betekenen. Aardig zijn alleen schept geen vertrouwen. Prestatie schept vertrouwen.’

Goede voorbereiding

Om die reden is het volgens Mazeland dan ook belangrijk om tot in de puntjes voorbereid zo’n gesprek in te gaan. ‘Je maakt als ondernemer nergens zo’n slechte beurt mee als met een slechte voorbereiding. Net zoals de Duitse gesprekspartner dat doet, is het nodig met de jaarcijfers en organisatiestructuur te komen. Duitsers zijn immers gek op cijfers. Meten is weten. Dat zie je ook terug in hun brochures die zijn doorspekt met cijfermatig bewijs van hun competenties. Datzelfde verwachten ze ook van hun gesprekpartners. Een gelikte pr-brochure, zoals we die veel in Nederland zien, zet geen zoden aan de dijk.’

Verkleinwoordjes

Zoals gezegd is de Duitser op zoek naar zekerheid en vertrouwen. In het Nederlands veel gebezigde woordjes als ‘wat’, ’iets’, ‘een beetje’, ‘slechts’ kunnen dan ook beter achterwege worden gelaten. ‘Als je als Nederlandse vervoerder zegt: ‘We weten wel iets af van transport en logistiek’, dan wekt dat bij de Duitse gesprekpartner niet de indruk aan tafel te zitten met een expert. Spreek klare taal en straal uit competent te zijn. Het gebruik van de meervoudsvorm ‘we’ wordt daarbij zeer aanbevolen.‘ Ook werkwoorden die onzekerheid uitdrukken, zoals hopen, denken, voelen, geloven, zijn taboe in zakelijk contact met Duitsers. ‘Het laatste wat je wilt is je Duitse gesprekpartner de indruk geven dat je zelf niet overtuigd bent van je product. Je hebt het beste product en de liefst objectieve en wetenschappelijk onderbouwde cijfers zijn er om dat te bewijzen.’ Ook moeten zinnen worden vermeden als ’Dat zien we wel.’ Dat komt wel goed.’. Daarmee wordt al snel wantrouwen gewekt.

Taalfouten

Hoewel Duitse ondernemers niet of nauwelijks Engels, laat staan Nederlands spreken, om te voorkomen dat ze voor hun eigen gevoel hun producten en diensten slecht verkopen, zijn ze blij met en gecharmeerd van de Nederlandse gesprekspartner die zijn uiterste best doet in het Duits. Met de taalfouten die de Nederlander maakt, zitten ze niet. ‘Toch is het belangrijk om je als Nederlander voor te bereiden op een gesprek in het Duits. Met enkele tips kunnen veel voorkomende fouten worden voorkomen’, zegt Mazeland. ‘Een voorbeeld van een veel voorkomende fout die tot spraakverwarring leidt is het woord telefoneren. De Nederlander vertaalt dit in het Duits al gauw met ‘bellen’. Bellen in het Duits betekent echter blaffen. De juiste vertaling is in dit geval ‘Telefonieren’.’

Humor

Vanwege het formele karakter van zakelijke gesprekken en de formele houding van Duitsers tijdens die gesprekken, verwijt de Nederlander zijn Duitse gesprekspartner nog wel eens een gebrek aan humor. ‘Maar dat klopt meestal niet’, zegt Mazeland. ‘De Duitser hecht van oudsher sterker aan de scheiding werk-privé dan de Nederlander. Pas als de Duitser zijn Nederlandse gesprekspartner na het werk uitnodigt voor een drankje in het café of bij hem thuis, dan is dat het moment om ‘locker’ en iets persoonlijker te worden. Op dat moment is ook pas het tijdstip aangebroken om ‘Sie’ te verruilen voor ‘Du’. En dan alleen op voorstel van de Duitse gastheer. De eerstvolgende keer dat er weer een zakelijk gesprek plaatsvindt in bijzijn van andere collega’s, zal de sfeer weer formeel zijn en wordt ook ‘Sie’ weer gebezigd.’ In de praktijk levert dit volgens Mazeland nog wel eens irritaties op als de Nederlander minder égards tegenover de Duitser in acht neemt. ‘De Nederlander wil primair aardig worden gevonden, de Duitser wil vooral worden gerespecteerd.’

Kansen

Overigens zijn het niet alleen cultuurverschillen die de klok slaan tussen Nederlanders en Duitsers. Uit internationale cultuurstudies blijkt dat zowel Duitse en Nederlandse ondernemers graag snel ter zake komen. Een andere reden waarom Duitsland goede kansen biedt aan Nederlanders, is omdat Nederlanders doorgaans goed werk afleveren, een zwaarwegend argument voor de Duitser.